Cinq conseils pour être efficace avec des listes de tâches

le 02 Juin 2016 par Julie

Pas de doute, tu es un(e) fidèle membre du Club des Parents Débordés !

Entre le bureau, la maison, l’école, les activités extra-scolaires des enfants, etc., tu te retrouves régulièrement avec une quantité incroyable de choses à faire dans ta semaine. C’est pour ça d’ailleurs que tu utilises TipStuff, et pour être sûr(e) de ne rien oublier, tu as donc créé dans ton appli des listes avec toutes les actions à faire.

Oui, mais voilà : avec les semaines qui passent, tes listes s’allongent, les tâches s’accumulent… tu n’en vois pas le bout et le stress monte. Surtout ne te décourage pas ! Voici cinq conseils qui vont t’aider à y voir plus clair, et à gagner en efficacité pour tout faire sereinement.

1. Prépare / Vérifie ta liste de tâches la veille au soir

Un petit rituel simple pour démarrer le matin du bon pied : la veille au soir, avant d’aller te coucher (ou de regarder un bon film ), prends juste cinq minutes pour penser à ta journée de demain. Passe alors en revue ta liste de tâches et repère les 2 à 3 actions importantes à accomplir demain. Ceci te permettra de démarrer immédiatement ta journée du bon pied, en ayant clairement en tête les tâches à réaliser.

Parfait pour être efficace dès 9h, sans perdre du temps à (re)penser ou à réorganiser tes objectifs de la journée !

2. Applique ces 3 règles pour écrire tes tâches

Tout est dans la formulation ! Mine de rien, l’intitulé que tu donnes à la tâche t’aidera à fixer tes idées et à clarifier ce que tu prévois de faire. Et lorsque c’est plus clair, cela incite davantage à passer à l’acte – surtout parce qu’il n’y a plus de questions à se poser avant de se lancer.

Alors n’hésite pas, et prends le temps nécessaire pour bien formuler la tâche que tu ajoutes dans ta liste.

  • Commence toujours par un verbe d’action à l’infinitif – Ex : envoyer / appeler / écrire / etc.
  • Choisis une formulation simple - et la plus courte possible.
  • Sépare l’action à faire et les infos complémentaires qui lui sont associées. Cela évitera d’encombrer ta liste, et te permettra de voir d’un rapide coup d’œil ce qui te reste vraiment à faire. (Dans TipStuff, tape sur la tâche pour afficher ses détails, et utilise le champ « Informations complémentaires ».)

3. Limite le nombre de tâches prioritaires dans ta semaine

Prévoir plus de 3 ou 4 actions « top-prioritaires» à faire par semaine n’est pas raisonnable, car les tâches récurrentes et quotidiennes occupent déjà 70 à 80% de notre temps.

De plus, avoir trop de tâches prioritaires revient à se fixer des objectifs inatteignables : cela conduit à ne pas pouvoir les réaliser, et finit forcément par être décourageant. Aussi sélectionne dans ta liste les 3 ou 4 tâches vraiment cruciales cette semaine : celles qui ne peuvent pas attendre, ou les plus importantes à tes yeux.

Petite astuce complémentaire : si une tâche doit impérativement être faite tel jour sans forcément être prioritaire, utilise alors le champ « Echéance » et fais-la apparaître comme un événement dans l’agenda Familial - cela allègera ta liste !  

4. Affiche tes priorités.

Maintenant que tu as fixé les actions « top prioritaires », marque-les de façon spécifique pour 

  • Les repérer plus facilement dans ta liste de tâches,
  • Les afficher au-dessus des autres sur ton Tableau de Bord TipStuff.

5. Programme des alertes.

Tu peux également utiliser la fonction « Alerte / Rappel » dans TipStuff pour ne rien oublier. Mais attention, hein : un rappel n’est pas du tout un ordre envoyé par TipStuff pour que tu lâches tout, et que tu effectues immédiatement et sur le champ la tâche prévue ! ;-)

L’appli n’est qu’un outil pour t’aider à enchaîner facilement tes actions, et pour bien en tirer profit :

  • Place l’alerte suffisamment tôt, pour avoir le temps de terminer ce que tu faisais avant de démarrer la nouvelle action ;
  • Si l’action est planifiée longtemps à l’avance, programme une alerte 1 ou 2 jours avant – histoire de t’assurer que cette action est toujours d’actualité et qu’elle reste bien dans tes priorités.



 

En mettant ces conseils en œuvre, on espère que tu trouveras aussi tes propres astuces et idées pour être plus efficace… et donc moins stressé(e), forcément !

Une dernière suggestion pour finir ? 

N’hésite pas à demander l’aide de ton entourage, et à impliquer les membres de ta tribu en leur délégant des actions. En s’y mettant à plusieurs, la charge sera moins importante pour chacun. ;-))